Zeit sparen, Ressourcen schonen, intelligente Routinen schaffen
Deutschland ist Weltmeister – im Pro-Kopf-Verbrauch von Papiermaterial. Im Schnitt verbraucht bei uns ein Büroangestellter fast 10.000 Blatt Papier pro Jahr. Das ist schädlich für die Umwelt (für das Herstellen eines DIN A 4 Blattes braucht es 10 Liter Wasser), sondern auch teuer, ineffizient und nicht produktiv. Aktenstapel, Hängeregistraturen, meterbreite Ordnerwände und große Archivkeller kosten nicht nur Platz, sondern verursachen hohe Kosten und rauben uns den Fokus.
Papierberge auf dem Schreibtisch sorgen immer wieder für Ablenkung und erzeugen mentalen Stress (“… das muss ich ja auch noch erledigen!”). Und Studien zeigen, dass in Bürojobs fast zwei Stunden Arbeitszeit für die Dokumentensuche und -ablage verloren gehen –und zwar täglich pro Mitarbeiter. Im Jahre 2021 ist das einerseits unverständlich, es zeigt aber auch das es wohl gar nicht so leicht ist, solche über Jahrzehnte gewachsenen Routinen zu ändern. Was tun?
Da sich die Datenmenge immer weiter vervielfacht, wird der Druck hier etwas zu ändern immer größer. Intelligente und effizientere Methoden für den Zugriff auf Informationen, Dokumenten und deren Strukturierung sind erforderlich. Befragungen zeigen: Das sieht auch die Mehrzahl der Angestellten so, die deutlichen Verbesserungsbedarf bei fast allen Aspekten sehen: Dokumentenmanamagement, Termine, Aufbewahrungsfristen, Wiedervorlage, …
Digitale Systeme und schnelle Versprechen wie einfach man alles papierlos erledigen könne gibt es viele. Soweit die Theorie … (siehe Beginn dieser Seite). Aspekte wie Datensicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Mitarbeiterakzeptanz, Kosten und technische Voraussetzungen sind für jeden Betrieb und das jeweilige Umfeld individuell zu prüfen um gute Entscheidungen zu treffen. Hier stehe ich Ihnen mit meiner Erfahrung gern zur Seite, um die für Sie passenden Lösungen zu finden, die nachhaltig helfen.
Intelligente papierlose bzw. papierarme Systeme und Routinen bieten Vorteile für alle: Selbständige und Freiberufler, Handwerk und Gewerbe, kleinere und größere Unternehmen. Ich helfe Ihnen bei der Klärung und Umsetzung von Konzepten, Vorgehensweisen, Softwarelösungen sowie IT-und Datenschutzaspekten.
Ihr Bedarf, mein Beitrag, Ihre Vorteile:
"Viele unserer Abläufe sind nun mal ans Papier gebunden, das kann man doch nicht so einfach ändern, oder?
Mein Beitrag:
Langjährige Erfahrung in vielen Betriebsabläufen, Prozessmodellierung, Veränderungsmagenement und Moderation
Ihre Vorteile:
- Blick von außen auf Ihre Abläufe, Aufzeigen von Alternativen mit echten Vorteilen
- Sie nutzen Erfahrungen und Wissenstransfer aus anderen Branchen und Projekten
- Testen papierloser Abläufe in Pilotprojekten, zeitnahes Validieren von Effekten und Vorteilen
"Sind papierlose Abläufe wirklich so relevant und vorteilhaft für uns?
Mein Beitrag:
Pilotprojekte wie Projektmanagement, Aufgaben-/Autragsverfolgung, Dokumentenmanagement je nach Ihren Prioritäten
Ihre Vorteile:
- Individueller Start mit Abläufe und Prozessen die für Sie besonders relevant sind
- Schnelle Praxiserfahrungen in Bezug auf Prozess, Vorteile, Ersparnis, Akzeptanz
- Stufenweise Einführungskonzepte in Verbindung mit Prozessoptimierungen
"Für uns ist der Datenschutz sehr wichtig. Wie ist sichergestellt, das auch papierlose Abläufe hier konform bleiben?"
Mein Beitrag:
Auswahl von geeigneten DSGVO konformen Lösungen, die Ihre Anforderungen berücksichtigen
Ihre Vorteile:
- Hohe Sicherheitsstandards in Verbindung mit hoher Datenverfügbarkeit und geringer Kosten
- Automatisierte Prozesse in Bezug auf Aktualisierungen und Revisionsmanagement von Dokumenten
- Aktive Einbeziehung Ihrer IT / QM Verantwortlichen von Anfang an
"Unsere Mitarbeiter könnten Vorbehalte haben, dass papierlose Systeme schwer zu erlernen sind und sogar Arbeitsplätze gefährden."
Mein Beitrag:
Aufzeigen der Vorteile, Einbeziehung der Teams, Pilotprojekte, transparente Kommunikation
Ihre Vorteile:
- Weniger langweilige und ineffiziente papiergebundene Routinen, die zudem fehleranfällig sind
- Mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, besseres Nutzen der Potentiale Ihrer Teams
- Sie präsentieren sich als moderner Arbeitgeber der intelligent organisiert ist
- Hohe Akzeptanz und praxisgerechte Ergebnisse durch Einbeziehen Ihrer Teams
Was bewegt Sie?
In einem Erstgespräch ohne Berechnung tauschen wir uns aus und Sie erhalten erste Impulse.
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