Projektbericht: Digitale Baumappe erhöht die Effizienz

Der primär im Gewerbe- und öffentlichen Sektor tätige Betrieb hatte seit Jahrzehnten sämtliche Dokumentationen und Belege auf Papierbasis verwaltet. Stundenzettel, Aufmaße, Angebote, Auftragsbestätigungen, Nachträge, Lieferscheine und mehr landeten im Projektverlauf – mehr oder weniger zeitnah und vollständig – in der Bauakte.

Diese Vorgehensweise erwies sich bei der steigenden Anzahl und Komplexität der Projekte als zunehmende Belastung: Hoher Zeitaufwand, keine Transparenz über den Projektstatus zwischen den vor Ort- und Büroteams sowie eine große Fehleranfälligkeit durch händische Datenübertragungen kosteten immer mehr Zeit, Geld und Nerven.

• Eine jederzeit aktuelle und im Team teilbare Informationsbasis für die Projekte schaffen.
• Fehler durch Doppeleingaben, Missverständnisse und lückenhafte Erfassung vermeiden.
• Dem Kunden gegenüber jederzeit auskunftsfähig sein, alle Nachweise parat haben.
• Digitales Dokumentieren und Archivieren in Verbindung mit einfacher Nutzung.
• Realisieren einer einfach handhabbaren und wirtschaftlichen digitalen Bauakte.

In einer Ist-Analyse wurden Schwachstellen offengelegt und Teamwünsche sowie Prioritäten strukturiert erfasst. Auf Basis angepasster Soll-Prozesse habe ich unter Berücksichtigung möglicher Alternativen das webbasierte Projektboard „MeisterTask“ implementiert. Der Wechsel von Zetteln auf Apps war nicht für alle von Beginn an leicht, es galt auch Widerstände zu überwinden. Aber ich konnte ein paar Kolonnenführer dafür gewinnen, es einfach mal zu probieren. So erhielt ich wertvolle Hinweise aus der Praxis und konnte den Prozess weiter vereinfachen. Und die Akzeptanz in den Teams war am Ende sehr gut.

Heute sind die Projekte in einer digitalen Akte erfasst, Termine werden dabei automatisch verfolgt. Die relevanten Infos sowie Dokumente liegen an einer Stelle und sind für alle verfügbar. Bei Rückfragen muss nicht mehr an unterschiedlichen Orten gesucht werden. Und wenn mal eine Kolonne wechselt oder neue Kräfte dazukommen, ist das Wissen für alle verfügbar und nicht nur in den Köpfen Einzelner.

Auf den Baustellen wird die intuitiv nutzbare Appversion des Boards genutzt. Eine Vernetzung mit der Bauzeitenplanung erfolgt darüber hinaus. Nicht zuletzt helfen die modernen Arbeitsmethoden dem Betrieb in der Akquise von neuen Mitarbeitenden aus der „Digital Native“ Generation.