Der Effizienz-Booster für die Zusammenarbeit

Täglich grüßt das Büro-Murmeltier

• „Liegt allen jetzt die aktuelle Version de Agenda vor?“
• „Wie soll ich neben dem Tagesgeschäft noch das Projekt schaffen?“
• „Wo laufen die Ideen für unser Webprojekt zusammen?“
• „Wer sollte noch mal was bis wann erledigen?“

Diese und ähnliche Fragen werden in vielen Firmen und Büros täglich tausendfach gestellt. Und dazu werden Aufgaben, Protokolle, Agendas und Checklisten per Stift, Excel oder Word erstellt, ausgedruckt, kopiert, gemailt und mehrfach in den unendlichen Weiten der Archive abgelegt.

An diesen täglichen Wahnsinn haben wir uns gewöhnt. Trotz – oder gerade wegen – der Gewöhnung daran stellen sich immer mehr Menschen die Frage: Das müsste doch auch besser gehen und schlauer zu organisieren sein, oder? Die gute Nachricht ist: Es geht. Lesen Sie hier, wie.

Das Kanban Prinzip: Ein Info-Board für die Zusammenarbeit

Meetings, Projekte, Pläne etc.: Wie schön wäre es, alle Infos, Verantwortlichkeiten und Termine an einem Platz zu finden, immer aktuell, immer im richtigen Kontext. Hier hilft die Kanban-Methode.

Kanban ist eine visuelle Methode zur Aufgabenverwaltung und für das agile Projektmanagement. Der Ansatz ist dabei, Aufgaben zu visualisieren, die laufenden Arbeiten fokussiert im Blick zu haben und aktuelle Infos auf einem sogenannten Kanban-Board zu sammeln bzw. zu teilen. Die hohe Flexibilität und hilft dabei, den beteiligten Teams eine schnellere und effizientere Arbeitsweise zu ermöglichen.

Ursprünglich aus der Automobilindustrie und dem Qualitätsmanagement kommend, lassen sich Elemente des agilen Projektmanagements ideal für ganz unterschiedliche Themen adaptieren und nutzen. Die Kernprinzipien von Kanban sind auf nahezu jede Branche und Abteilung anwendbar. Und darüber hinaus ebenso für Freiberufler, Selbständige und sogar im privaten Bereich.

Mit Boards, Spalten und Karten visualisieren

Für den visuellen Workflow einer Aufgabenplanung bzw. -verfolgung wird bei Kanban ein (physisches oder digitales) Board verwendet. Die Kanban-Methode ist eine sehr intutive, flexible und transparente Möglichkeit der Zusammenarbeit im Team. Je nach Kontext, Thema und Fragestellung können die Spalten dabei eine ganz unterschiedliche Struktur haben, zum Beispiel: Projekt-/Aufgabenstatus (was steht an, was ist erledigt?), Verantwortungen (wer macht´s?), Vertrieb (Wo steht das Kundenprojekt?)

3 Praxisbeispiele zur Verwendung von Kanban

Die Kanban-Methode ist sehr anpassungsfähig und flexibel. Ich habe sie sogar schon beim Planen einer großen Reise benutzt. Exemplarisch stelle ich Ihnen 3 einfache Beispiele vor.

1. Besprechungen planen und nachverfolgen

Damit Besprechungen – sei es physische Treffen oder online – gut vorbereitet sind, effizient ablaufen und klar dokumentiert werden, bieten sich Kanban Boards geradezu ideal an. Zum Beispiel haben wir das 14tägige Führungskräfte-Meeting eines Kunden so strukturiert, dass jeder Teilnehmer eine Spalte auf dem Board hat. In diese Spalten werden dann die Themen / Aufgaben gesammelt, verteilt und im weiteren Schritt mit Terminen versehen. Schon haben alle im Team einen Überblick zum Stand der Dinge und jede/r weiss was er/sie bis wann zu tun hat.

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2. Konzept / Struktur für die Überarbeitung einer Website

Aus dem „Family Business“: Meine Frau hat eine Praxis und es galt, die Website zu überarbeiten. Damit wir einen Überblick über die Inhalte, eine nutzerfreundliche Navigation und die inhaltlichen Aktualisierungen auf einen Blick erhalten, haben wir eine Kanban Board erstellt. Dessen Struktur haben wir im Laufe der Arbeitet immer wieder verändert und optimiert. Diese Möglichkeit der laufenden Anpassung ist generell eine der großen Vorteile agiler Arbeitsweisen wie Kanban. Das alles hat uns sehr geholfen, die neue Seite zügig zu konzipieren und zu realisieren.

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3. Meine Reiseplanung

Vor einigen Jahren erfüllte ich mir einen Traum und reiste mehrere Wochen durch Costa Rica. Auch hierbei ging es darum, alle Infos zu „Wann bin ich wo?“, Unterkünften, Flügen, Checklisten, Fotografie-Spots, Links zu wichtigen Websites, Reisedokument-Kopien usw. im Laufe der Vorbereitung zusammen zu tragen, mit anderen Mitreiseden zu teilen und auch unterwegs immer darauf wieder schauen zu können. Dafür habe ich ein einfaches Kanban Board erstellt, was sich in der Vorbereitung und auch vor Ort als sehr praktisch und hilfreich erwiesen hat. Und darüber hinaus hat die Arbeit mit dem Board einfach Spaß gemacht.

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Kanban – für alle und alles die Weltformel?

Sie ahnen es: Nein. Natürlich ist Kanban nicht der heilige Gral für alle Anforderungen und Fragestellungen. Bei komplexen Projekten eignet sich eventuell das klassische Projektmanagement nach der „Wasserfall-Methode“ besser. Für ganz kurze Besprechungen reicht ggf. ein Blatt zum Festhalten der Ergebnisse. Und für die Ideensammlung hat das gute alte Flipchart manchmal auch Vorteile (Stichworte: Steht fast in jeder Firma bereit, Handschrift spricht beide Gehirnhälften an, keine Einarbeitung nötig).

Vorteile von Kanban / Versuch macht klug

• Probleme im Projektablauf sind für alle schnell zu erkennen, da sie visualisiert dargestellt werden werden
• Kanban lässt sich leicht mit anderen agilen und nicht agilen Methoden des Projektmanagements kombinieren
• Durch ein Kanban Board haben alle Beteiligten jederzeit die aktuelle Grundlage für einen Austausch parat
• Das Arbeiten mit agilen Methoden unterstützt eine Kultur, die für Vertrauen und Transparenz steht
• Kanban fördert das selbständige Arbeiten und erleichtert die Zusammenarbeit über verschiedene Orte (Homeoffice)

Meine Erfahrung und Empfehlung: wann immer Sie ein neues Projekt starten, eine Innovation planen oder Sie mit einem der anfangs genannten Probleme / Nerv-Faktoren konfrontiert werden und Sie etwas ändern wollen: Versuchen Sie es doch mal mit der agilen Kanban Methode. Wichtige Grundvoraussetzung dabei: Es muss auch zu Ihrer Kultur passen. Wenn viel Transparenz, hohe Veränderungsbereitschaft und auch Digitalisierung eher Fremdworte sind, dann wird das Arbeiten mit Kanban eher erschwert.

Wie gelingt Kanban, mit welchem Tool umsetzen?

Über die letzten Jahre habe ich vom einzelkämpfenden Freiberufler bis zur Mittelstandsfirma mit mehreren Hundert Mitarbeitern unterschiedliche Projekte nach der beschriebenen Methode aufgesetzt, begleitet und erfolgreich ins Ziel gebracht. Ihr Vorteil: Ich kenne die typischen Fragen, Probleme und deren Lösung aus der Praxis. Nicht allein entscheidend, aber wichtig ist immer auch die Frage: Mit welchem Werkzeug bzw. welcher Software kann man die jeweiligen Anforderungen am besten unterstützen? Auch hier habe ich viele Lösungen mit ihren Vor- und Nachteilen in der praktischen Arbeit kennengelernt.

Meine Empfehlung: MeisterTask

Meine häufigste Empfehlung ist hier das onlinebasierte Kanban Tool MeisterTask. Es hat sich in fast jeder der zuvor beschriebenen und bei anderen Fragestellungen als äußerst intuitiv, flexibel und funktional bewährt. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil: Die Arbeit mit MeisterTask ist leicht zu erlernen und macht fast allen Freude, sobald man die Grundlogik verinnerlicht hat. Das ist entscheidender Erfolgsfaktor für gutes Gelingen. Mehr zum Projektmanagement mit MeisterTask lesen Sie her.